Menyusun Laporan Keuangan Dengan GNUCash

Suka tidak suka, mau tidak mau, ketika memulai usaha kita mesti berurusan dengan laporan keuangan. Ada yang menganggap bahwa mencatat transaksi penjualan, pemasukan harian, pengeluaran, biaya-biaya, dan sebagainya adalah hal "njelimet" yang perlu ketelitian tinggi. Maka dari itu: bikin malas. Lebih parah, ada pula yang tidak bisa memisahkan aset usaha dengan uang pribadi, mau untuk keperluan sendiri selalu ambil dari warung. Apakah Anda termasuk insan bisnis seperti itu? Mulai sekarang mari berubah :)

Membuat account di GNU Cash

Manfaat Laporan Keuangan

Manfaat menyusun laporan keuangan sangat besar, di antaranya:

• Mengetahui perkembangan usaha, apakah untung besar/kecil, atau malah justru mengalami kerugian.
• Dasar perhitungan pajak, bila pengeluaran tidak memiliki bukti, petugas pajak akan menghitung semua pemasukan sebagai pendapatan yang membuat pajak usaha semakin besar!
• Membantu kemudahan dalam pengajuan kredit ke lembaga keuangan/bank atau sekadar akuntabilitas pada pemilik usaha (jika kita menjalankan usaha dengan modal orang banyak)

"Mana laporan keuangannya? Transaksi penjualan/pembelian tidak dicatat, Pak/Bu?" tanya petugas bank.
"Wah, nggak tuh, cuma pake kertas rokok aja kalo nyatet hutang.. "

Dowewewewewewew... :D

Sekilas Tentang GNUCash

GNUCash adalah aplikasi komputer yang dapat dijadikan alternatif bagi Anda yang tidak terlalu mengerti (atau malas belajar) akuntansi. GNUCash tersedia untuk Windows, MAC OSX, dan Linux. Kode sumbernya juga tersedia untuk didownload dari situs resminya di http://gnucash.org. Bagi pengguna Ubuntu, paket instalasi GNUCash sudah tersedia di repository, sehingga kita bisa menginstallnya seperti biasa.

$ sudo apt-get install gnucash

GNUCash relatif mudah digunakan, bersifat double-entry accounting (dijelaskan kemudian), fitur yang relatif lengkap (export/import laporan ke format QIF/OFX/HBCI), dan yang paling penting : FREE! Selain itu, GNUCash juga fleksibel baik untuk pencatatan keuangan pribadi (tidak peduli anak kos/mahasiswa/karyawan single/dll) sampai laporan untuk berbagai macam model usaha (sewa/rental/asuransi/retail/dll). Sampai saat ini GNUCash telah sampai di versi 2.4.0. Namun karena saya menggunakan repository Ubuntu 10.10, saya masih menggunakan versi 2.2.9.

Pelajaran Akuntasi Sederhana

GNUCash memiliki manual/tutorial yang dapat membantu kita. Kalau Anda benar-benar baru dan merasa buta soal akuntansi, tenang saja karena saya pun juga demikian :). Secara sederhana, double-entry accounting yang diadopsi GNUCash dapat berarti

setiap transaksi selalu melibatkan paling sedikit 2 account yang berbeda

Dengan menggunakan persamaan akuntansi umum:

Asset + Liabilities = Equity + (Income - Expenses)

Asset : contohnya uang kas, tabungan, bangunan yang disewa, dll.
Liabilities : kewajiban. contohnya hutang, obligasi, dana pensiun, dll.
Equity : modal. misalnya modal awal dalam bentuk uang tunai, saldo awal, dll.
Income : pendapatan. Misal hasil penjualan, pendapatan sewa, dll.
Expenses : pengeluaran. Misal biaya listrik, air, gaji karyawan, dll.

Dari persamaan akuntansi di atas, GNUCash menghitung profit dengan cara mengurangkan Asset dengan Equity, artinya bila asset bertambah maka hasilnya akan surplus/profit, demikian sebaliknya (catatan: GNUCash mencatat profit dalam periode yang kita tentukan, misalnya bulanan atau per satu minggu, atau secara keseluruhan. Ini bisa diatur di menu Edit - Preferences - Accounting Period).

Mulai menyusun laporan keuangan menggunakan GNUCash

Agar lebih mudah, kita langsung ke contoh saja untuk menjelaskan double entry accounting. Misal terdapat sebuah usaha percetakan kecil-kecilan dengan sejumlah karyawan. Dengan modal awal sebesar Rp 100juta, dengan transaksi yang berlangsung di bulan Januari 2011 kira-kira seperti berikut.
0. Menabung di Bank Binkbunk sebesar Rp 5.000.000,-
1. Bayar listrik, air, telepon, internet, asuransi, dlsb. Total senilai Rp 2.000.000,-
2. Membayar gaji 4 karyawan total sebesar Rp 4.800.000,-
3. Order dari pelanggan senilai Rp 17.000.000,- dibayar di muka sebesar Rp 9.000.000 sisanya akan diselesaikan bulan depan.
4. Membayar sewa ruko untuk 6 bulan, sebesar Rp 20.000.000,-
5. Pembelian mesin cetak di awal bulan, senilai Rp 40.000.000,-

Ingat, dalam setiap transaksi minimal ada 2 account yang terlibat. Artinya, uang harus mengalir dari account yang satu ke account yang lain, inilah mengapa disebut double entry, karena kita mesti memasukkan tiap transaksi ke dua atau lebih account.

Buka GNUCash, pilih New File, dan kita akan dihadapkan pada "New Account Hierarchy Setup". Klik Forward. Pilih Currency (ada pilihan IDR - Indonesian Rupiah) lalu terdapat menu untuk memilih account awal yang sesuai dengan usaha Anda. Ini semacam template sehingga kita tidak perlu susah-susah membuat account-account. Account dan sub-account akan dapat kita ubah-ubah nantinya, jadi tenang saja. Untuk sementara, kita pilih Common Accounts pada bagian Category. Common Accounts ini memiliki subaccount yang cukup lengkap (atau malah terlalu lengkap).

Pilih Forward. Pilih Forward sekali lagi karena kita langsung masuk ke list Accounts (opening balance dapat dimasukkan kapan saja). Klik Apply dan kita siap memasukkan transaksi keuangan ke dalam "buku".

Untuk setiap subaccount umumnya berisi kolom-kolom berikut.
Date: tanggal transaksi
Num: nomor referensi (bila ada lebih dari 1 transaksi yang terjadi di tanggal yang sama, isinya adalah nomor unik atau boleh dikosongkan)
Description: deskripsi transaksi
Transfer: ini yang terpenting. Karena uang mengalir dari satu account ke account yang lain, maka kolom ini mutlak harus ada isinya.
R : penanda bahwa transaksi sudah di-reconcile (rekonsiliasi). Secara default akan ditandai dengan n (NO, artinya belum direkonsiliasi)
Decrease/Increase: account berkurang atau bertambah (nama kolom akan berubah sesuai jenis account, bisa "Debet / Kredit" atau Expense/Income, intinya tetap sama)
Balance: saldo dari subaccount yang bersangkutan.

Yang pertama, modal awal senilai Rp 100juta akan kita masukkan ke Account Equity, sub account Opening Balances. Klik dua kali pada sub account Opening Balances, dan kita akan dihadapkan pada tab baru.

Opening Balances di GNU Cash

Modal awal senilai Rp 100juta kita masukkan ke Opening Balances, pada kolom Transfer kita pilih Account lain, dalam hal ini semisal langsung ke Assets:Current Assets:Cash in Wallet (uang tunai). Nama-nama account dapat diedit kemudian. Untuk sementara kita pakai dulu pemberian dari GNUCash.

Dari sini, sebenarnya mudah saja untuk memasukkan tiap transaksi ke dalam GNUCash. Untuk transaksi selanjutnya..
0. Menabung berarti mengeluarkan uang cash ke saving Account. Pilih Cash in Wallet, Spend ketik Rp 5.000.000,- dengan Transfer ke Saving Account. Account Saving akan bertambah senilai Rp 5.000.000,-
1. Pembayaran listrik, air, dlsb berarti pengeluaran (masuk ke Account Expenses). Pilih sub account yang sesuai, atau buat sub account baru (misal Electricity untuk listrik, dan seterusnya) dengan cara klik kanan pada Account Expenses - New Account. Masukkan Rp 2.000.000 pada kolom Expense, dengan kolom Transfer = Assets:Current Asset:Cash in Wallet.
2. Gaji Karyawan adalah pengeluaran, berarti masuk ke Account Expenses (Anda mungkin ingin membuat sub account Employer). Isikan Expense Rp 4.800.000,-
3. Order dari pelanggan adalah pemasukan. Pada Description misalnya "Order dari Pak Haji Badrun yang mau ikut pilkada"). Masalahnya, Pak Haji Badrun hanya membayar Rp 9.000.000 sehingga solusinya kita harus menggunakan split transaction. Sebelumnya, buat sub account "Receivables" di dalam account Asset. Ini ibarat piutang (dengan istilah yang lebih keren). Nah, transaksi income bisa di-split dengan menekan tombol Split. Dengan demikian, pada subaccount Income akan bertambah Rp 17.000.000 sedangkan pada Cash in Wallet bertambah Rp 9.000.000 dan pada Asset:Receivables:Haji Badrun akan bertambah Rp 8.000.000. Bila Haji Badrun melunasi pembayaran bulan depan, maka nilai piutang Haji Badrun akan berkurang Rp 8.000.000,- dan nilai Cash in Wallet akan bertambah Rp 8.000.000.
4. Pembayaran sewa ruko adalah sebesar Rp 20.000.000, artinya pada Expense:Building (misalkan) Spend Rp 20.000.000, Cash in Wallet berkurang Rp 20.000.000. Karena selama 6 bulan, mengapa pengeluaran tidak dibagi 6 dulu? Jawabannya karena Anda membayar di muka, kecuali memang dibayar per bulan.
5. Pembelian mesin berarti penambahan asset. Pada cash in wallet berkurang Rp 40.000.000, sedangkan pada Asset:Machines (atau apalah) bertambah Rp 40.000.000. Sebenarnya ada nilai depresiasi (penurunan nilai asset karena pemakaian, dsb) namun untuk sederhananya contoh ini, hal tersebut untuk sementara tidak kita masukkan dalam transaksi (expense).

Dari semua transaksi yang terjadi di bulan ini, kita bisa buat laporan keuangan (report) dalam berbagai macam bentuk, dan bisa diakses dari menu Reports. Dari semua transaksi bulan ini, usaha mengalami kerugian (ditandai dengan nilai profit yang negatif) sebesar Rp 9.800.000,-.

Kesimpulan

• GNUCash menganut double entry accounting. Untuk setiap transaksi, ada "pasangan" account.
• Dengan menggunakan GNUCash, tidak perlu lagi pencatatan secara manual yang dapat menimbulkan kesalahan hitung, kelalaian karena tidak teliti, dan sebagainya.
• GNUCash memang belum dapat dipadankan dengan aplikasi accounting lain yang berbayar, namun fiturnya tidak kalah bila Anda tidak menginginkan hal-hal yang terlalu kompleks.

Demikian, semoga bermanfaat. Silakan tulis saran dan koreksi pada bagian komentar di bawah ini. Terima kasih, selamat membuat laporan keuangan pribadi Anda.